Etraveli Group – Effektiviserar med automatiserade processer i Google Workspace

Med stöd från Online Partner har Etraveli Group gått från manuell, riskfylld administration till en modern, automatiserad och säker struktur i Google Workspace. Resultatet är både tydliga tidsbesparingar och en stabilare plattform som kan växa med verksamheten.

Problemet – utmaningar med säkerhet och effektivitet

Etraveli Group är en snabbt växande global organisation med komplexa administrativa behov. Den tidigare strukturen i Google Workspace var decentraliserad, med många lokala administratörer som hade för omfattande behörigheter. Detta ledde till tidskrävande manuella processer och ökad risk för fel vid hantering av konton och licenser.

Det ledde till:

• Manuell och tidskrävande skapande av användarkonton
• Hög risk för fel i hantering och rolltilldelning
• Stort administrativt efterarbete vid misstag
• Manuell licenstilldelning – trots stora volymer av onboarding och offboarding
• För en verksamhet i snabb rörelse blev detta både kostsamt och ohållbart.

Lösningen – Google Cloud och Google Workspace

Online Partner gick in med rådgivning och ett strukturellt angreppssätt för att säkerställa en trygg och skalbar plattform.

Arbetet omfattade:

1. Nya funktionsbaserade adminroller

Rollerna designades för att minimera onödigt breda behörigheter och säkerställa att rätt personer har rätt åtkomst – inte mer.

2. Automatisering genom synk med AD

Google Cloud Directory Sync sattes upp så att AD automatiskt förser Google Workspace med användare, profiler och korrekta attribut. Det innebär:

• Fullt automatiserad onboarding och offboarding
• Automatiserad licenstilldelning
• Strukturer som alltid speglar AD

3. Dynamiska grupper för rättighetshantering

Profilinformationen används till att automatiskt skapa och hantera dynamiska grupper för:

• Behörigheter
• Delade enheter
• SSO och säkerhetsfunktioner

Detta stärker både säkerhet och effektivitet.

Resultatet – markant ökad säkerhet och bättre arbetsverktyg

103 timmar administrativ tid sparad – på ett halvår

• 4230 min sparade på onboarding
• 1950 min sparade på offboarding

Totalt 103 timmar som nu kan läggas på värdeskapande arbete istället för manuell administration.

Dessutom:

• Automatiserad licenstilldelning
• Tydligt definierade funktionsbaserade adminroller
• Struktur i Google Workspace som speglar AD
• Betydligt enklare SSO-hantering via dynamiska grupper eller OU
• Minskad risk för fel och ökad säkerhet i organisationen